Organisationsanalyse


Scheinen dir die Arbeitsabläufe und Prozesse sehr eingefahren und ineffizient? Veränderungsversuche laufen ins Leere oder du weist nicht, wie du sie verbessern kannst? Zettelwirtschaft, Mehrarbeiten und vielleicht auch Inflexibilität mit einem augenscheinlich überlasteten Praxisteam stimmen dich nachdenklich?

Vielleicht hast du aber auch gerade erst deine Praxis übernommen und dazu noch das Team der Vorgängerin/des Vorgängers?

 Möglicherweise ist auch der Ein oder Andere neu dazugekommen und nun gilt es, dass Team mit dir als neuen Praxisinhaber*in zusammen-zuführen und gleich von Beginn an, effiziente und moderne Prozesse zu implementieren.

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Liebe Grüße Doreen und Elisa

OrganisationsEntwicklung

Bessere Patientenversorgung und Entlastung des Teams durch effiziente und schlanke Prozesse/ Abläufe


Organisationsanalyse


Die Analyse Ihrer Abläufe, Strukturen und Prozesse


Die Organisation einer Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder eines MVZ wirkt sich entscheidend auf den Erfolg aus.

Gut organisierte Niederlassungen profitieren nicht nur von einem prima Praxisklima und einer hohen Patientenzufriedenheit: Reibungslose Abläufe, klare Kommunikationswege und ein schonender Umgang mit den Praxisressourcen reduzieren Kosten und steigern die Praxisproduktivität.

In der Praxisorganisation gilt es, effiziente und ressourcenschonende Regelungen zu implementieren, die klare Rahmenbedingungen für Abläufe schaffen, Eigenverantwortungen im Praxisteam stärken und die reibungslose Umsetzung der Praxisaufgaben unterstützen. Ein wichtiger Baustein ist in diesem Zusammenhang auch das praxisinterne Qualitätsmanagement.


Als ausgebildete systemische Prozessbegleiter beraten wir Sie bei der Personal- und Organisationsentwicklung. Gemeinsam entwickeln wir passende Organisationsstrukturen und Stellenprofile für Ihre Arzt- oder Zahnarztpraxis. In Teamentwicklungs-Workshops und Führungskräftetrainings stärken wir die Motivation und Selbstwirksamkeit Ihrer Mitarbeitenden für mehr Leistungsfähigkeit und Produktivität in Praxis und MVZ.



Erfolgreiche Praxen haben klar definierte Prozesse. Denn: Nur ein gut etablierter, optimaler Workflow ist langfristig wirtschaftlich. Dies hilft uns und „unseren“ Praxen, den Erfolg planbar und vor allem messbar zu machen – bevor die Daten vom Steuerberater kommen. Wir können also frühzeitig in Prozesse einschreiten und diese sogar vollständig definieren.

 

Im Zuge unserer Organisationsanalyse decken wir Potenziale für reibungslose Praxisprozesse auf. Wir nehmen Ihr Informationsmanagement unter die Lupe und spielen vor Ort den Praxisablauf Ihrer Patienten durch. Gemeinsam überprüfen wir Ihr Terminmanagement und zeigen Ihnen Stellschrauben zur Prozessoptimierung auf.


Jeden Arbeitsablauf in Ihrer Praxis definieren wir als eindeutigen Prozess. Damit auch nichts schief geht, etablieren wir digitale Checklisten für das gesamte Praxisteam. Selbst die Kommunikation mit dem Labor wird als Prozess definiert. So vermeiden wir Fehler und sorgen für einfachere und besser strukturierte Abläufe. Gleichzeitig bedeutet dies ein Ende der Papierberge.

 

„Eine gute Praxisorganisation wirkt sich nachweislich positiv auf die Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit im Team aus.“

Wenn Mitarbeiter*innen kommen und gehen, sodass du gefühlt nur noch mit der Personalakquise beschäftigt bist und sich das Onboarding als schwierig gestaltet, dann lohnt ein externer Blick in deine Prozesse & Abläufe.


Fehlende Definition und Beschreibung von Arbeitsabläufen und Aufgaben bringen jedes Mal viel Aufregung in deinen Alltag.

Wie der Volksmund so schön sagt: "Ordnung ist das halbe Leben" und tatsächlich ist es so, dass klare Strukturen und Prozesse eine Organisation funktional, effizient und resilient machen. Nur wie so oft, ist manchmal ein Blick von außen nötig, um die bestehenden Arbeitsprozesse unter die Lupe zu nehmen, zu optimieren und auch den ein oder anderen Hinweis zu gebe

„Eine gute Praxisorganisation wirkt sich nachweislich positiv auf die Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit im Team aus.“

Wenn Mitarbeiter*innen kommen und gehen, sodass du gefühlt nur noch mit der Personalakquise beschäftigt bist und sich das Onboarding als schwierig gestaltet, dann lohnt ein externer Blick in deine Prozesse & Abläufe.
Fehlende Definition und Beschreibung von Arbeitsabläufen und Aufgaben bringen jedes Mal viel Aufregung in deinen Alltag.

Wie der Volksmund so schön sagt: "Ordnung ist das halbe Leben" und tatsächlich ist es so, dass klare Strukturen und Prozesse eine Organisation funktional, effizient und resilient machen. Nur wie so oft, ist manchmal ein Blick von außen nötig, um die bestehenden Arbeitsprozesse unter die Lupe zu nehmen, zu optimieren und auch den ein oder anderen Hinweis zu geben.


Wir begleiten dich für einen Tag in deiner Praxis und schauen uns deine Prozesse, Abläufe, Strukturen und Praxisaufgaben im IST Zustand an.  

„Eine gute Praxisorganisation wirkt sich nachweislich positiv auf die Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit im Team aus.“

Wenn Mitarbeiter*innen kommen und gehen, sodass du gefühlt nur noch mit der Personalakquise beschäftigt bist und sich das Onboarding als schwierig gestaltet, dann lohnt ein externer Blick in deine Prozesse & Abläufe.

Fehlende Definition und Beschreibung von Arbeitsabläufen und Aufgaben bringen jedes Mal viel Aufregung in deinen Alltag.

Wie der Volksmund so schön sagt: "Ordnung ist das halbe Leben" und tatsächlich ist es so, dass klare Strukturen und Prozesse eine Organisation funktional, effizient und resilient machen. Nur wie so oft, ist manchmal ein Blick von außen nötig, um die bestehenden Arbeitsprozesse unter die Lupe zu nehmen, zu optimieren und auch den ein oder anderen Hinweis zu geben.


Wir begleiten dich für einen Tag in deiner Praxis und schauen uns deine Prozesse, Abläufe, Strukturen und Praxisaufgaben im IST Zustand an.  


"Shadowing Methode" Wir begleiten Sie für einen Tag in Ihrer Praxis und schauen uns Ihre Prozesse, Abläufe, Strukturen und Praxisaufgaben in Ihrem Praxisalltag an.  


Woran Sie merken, dass eine Organisationsanalyse für Ihre Praxis sinnvoll sein könnte?

Die Mitarbeiter scheinen lustlos zu wirken; Getuschel in den Ecken ist an der Tagesordnung. Die Stimmung im Team wirkt angespannt.

Auch die Kommunikation untereinander ist schwierig, es kommt immer wieder zu Missverständnissen, sodass du ständig zum Streitschlichter wirst.

Du hast das Gefühl, alles kontrollieren zu müssen. Das ist sehr anstrengend.

Mit schwierigen Situation beispielsweise bei unfreundlichen Patienten*innen ist das Team überfordert und reagiert nicht angemessen.

Die Abläufe wirken chaotisch.

Immer wieder wird etwas vergessen.

Besprochene Themen werden einfach nicht umgesetzt.

Ständig wechselndes Praxisteam:

die Mitarbeiter kommen und gehen.

Die Mitarbeiter scheinen lustlos zu wirken; Getuschel in den Ecken ist an der Tagesordnung. Die Stimmung im Team wirkt angespannt.

Auch die Kommunikation untereinander ist schwierig, es kommt immer wieder zu Missverständnissen, sodass du ständig zum Streitschlichter wirst.

Du hast das Gefühl, alles kontrollieren zu müssen. Das ist sehr anstrengend.

Ständig wechselndes Praxisteam:

die Mitarbeiter kommen und gehen.

Die Abläufe wirken chaotisch.

Immer wieder wird etwas vergessen. Besprochene Themen werden einfach nicht umgesetzt.

Mit schwierigen Situation beispielsweise bei unfreundlichen Patienten*innen ist das Team überfordert und reagiert nicht angemessen.

Ablauf der Organisationsanalyse

  1. Gemeinsames Kennenlerngespräch

Erzähl uns alles über deine Praxis? Warum denkst du, ist eine Organisationsanalyse für dich sinnvoll? Worauf sollen wir ganz gezielt achten?

    2.  Ein Tag in deiner Praxis

Wir schauen uns vor Ort euren Praxisalltag an und begleiten dich und dein Team bei deiner Arbeit unauffällig und unaufdringlich.

    3.   Auswertungsgespräch

Wir erläutern dir im Gespräch und in Form eines Berichtes ausführlich unsere Eindrücke und geben dir, konkrete Vorschläge zur Optimierung.

    4.  Workshops

Wir erarbeiten mit deinem Praxisteam konkrete Aufgabenverteilungen und optimieren die bestehenden Prozesse.

  • Wie kann ich mir den Tag vor Ort mit euch vorstellen?

    Wir sind ca. 15 min vor der Praxisöffnung da und schauen uns an, wie sich jeder in deinem Team auf die Aufgaben vorbereitet. Wir passen uns an deinen Praxisbekleidungsstil an, um dich und dein Team möglichst unauffällig im Praxisalltag zu begleiten.  Wir bewegen uns einen Tag lang, wie ein Schatten durch die Praxis und beobachten die Abläufe. Dabei befragen wir deine Mitarbeiter*innen in ruhigen Momenten und lassen uns alles genau erklären. Zudem führen wir mit ausgewählten Mitarbeiter*innen kleine Interviews, um die Stellenprofile, Bedürfnisse und die Menschen dahinter kennenzulernen.

  • Worauf muss sich mein Praxisteam einstellen?

    In der Regel ist das Praxisteam zu Beginn etwas kritisch, manchmal auch etwas ängstlich. Das ist vollkommen normal. Dein Team wird schnell merken, dass wir niemanden etwas "Böses" wollen, keine Schuldigen suchen und für alle nach einer Verbesserung suchen. Mit unserer offenen, interessierten und wertschätzenden Art gewinnen wir schnell die Herzen und damit einen guten Draht zu allen deinen Mitarbeiter*innen. Unserer Erfahrung nach, sind die Mitarbeiter*innen oftmals sehr dankbar, dass sich jemand so viel Zeit für sie genommen hat.

  • Wie kann ich mir den Workshop vorstellen?

    Die Themen der Workshops bestimmst du und dein Team. Unserer Erfahrung nach, ist es sinnvoll, die Eindrücke nach der Organisationsanalyse gemeinsam zu sammeln und zu verarbeiten. Je nach Praxisgröße kann das in der Praxis stattfinden oder es kann ein separater Raum angemietet werden. In der Regel veranschlagen wir für einen Workshop einen Tag.

Sind auch Sie interessiert - ihre Prozesse und Abläufe zu verschlanken?

Wollen wir schauen, ob wir deinen Arbeitsalltag effizienter und strukturierter gestalten können?